Utbildningsadministratör, vikariat vid Institutionen för odontologi

Medicinska fakulteten är en av de största fakulteterna vid Umeå universitet och attraherar många studenter med ett omfattande utbud av utbildningar inom områdena medicin, tandvård, hälsa och vård. Vi erbjuder en väl utvecklad forskningsinfrastruktur och en inspirerande, dynamisk miljö med ledande forskning. Vår nära samverkan med de fyra regionerna i Norra sjukvårdsregionen ser vi som en stor ömsesidig tillgång för att utveckla forskning och utbildning och att säkra tillgången på vår framtids vårdpersonal.

Institutionen för odontologi har cirka 70 medarbetare och bedriver utbildning inom tandhygienist-, tandläkar- och tandteknikerprogrammen samt odontologisk forskning. Vi söker nu en utbildningsadministratör för ett vikariat på heltid med tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

Beskrivning

Som utbildningsadministratör utgör du ett kvalificerat administrativt stöd till institutionens utbildningsprogram. En central del av uppdraget är att vara sekreterare för programrådet och samordna tillhörande administrativa processer.

Rollen är bred och varierad och omfattar såväl löpande utbildningsadministration som utvecklings- och förbättringsarbete. Du arbetar nära lärare, studenter och ledning och bidrar till att säkerställa effektiva administrativa processer och en väl fungerande utbildningsverksamhet. Tjänsten ger möjlighet att aktivt delta i utvecklingen av arbetsformer och rutiner samtidigt som du ansvarar för kvalificerade administrativa uppgifter inom utbildningsområdet.

Arbetsuppgifter

Som utbildningsadministratör vid Institutionen för odontologi utgör du ett kvalificerat administrativt stöd till institutionens utbildningsverksamhet och arbetar främst med tandhygienist-, tandläkar- och tandteknikerprogrammen. En central del av uppdraget är att vara sekreterare för Programrådet för odontologiska utbildningar (PRO).

Programrådet är institutionens beslutande och rådgivande organ i utbildningsfrågor och ansvarar för att utveckla, följa upp och kvalitetssäkra utbildningsprogrammen samt beakta deras koppling till samhälle och arbetsmarknad. I rollen ingår att självständigt handlägga ärenden, bereda beslutsunderlag, föredra ärenden, föra protokoll, expediera och arkivera beslut samt genomföra analyser, uppföljningar och kvalitetsrelaterat arbete. Du medverkar även i arbetet med budgetunderlag och prognoser.

Arbetsuppgifterna omfattar administration av antagning till tandhygienist-, tandläkar- och tandteknikerprogrammen. Detta inkluderar hantering av uppgifter i NyA inför antagningsomgångar, administration av antagning och reservantagning samt stöd till sökande i antagningsrelaterade frågor. I arbetet ingår även utbildningsadministration i Ladok, såsom registrering av kurser, skapande av kurstillfällen, kurspaket och hantering av kursplaner.

Vidare ansvarar du för administrationen av Programrådet för odontologiska utbildningar, inklusive planering och samordning av sammanträden, framtagande av dagordningar, protokollföring samt utskick av möteshandlingar.

Du handlägger även studentärenden såsom tillgodoräknanden, studieuppehåll, studieavbrott och intyg. Därutöver ansvarar du för att utarbeta studiehandböcker inför programstart samt för att administrera och arkivera beslut och tillhörande underlag.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant utbildning på lägst gymnasienivå och minst ett par års erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter, företrädesvis av utbildningsadministration vid högskola.

Arbetet kräver god datorvana och erfarenhet av Office 365 samt mycket god förmåga att kommunicera muntligt och skriftligt på svenska och engelska. Du arbetar noggrant, strukturerat och har god förmåga att planera, prioritera och organisera ditt arbete.

Som person är du lyhörd, initiativrik och ansvarstagande med en stark servicekänsla. Du samarbetar väl med andra samtidigt som du självständigt och flexibelt tar ansvar för att lösa arbetsuppgifter och anpassa dig till förändrade behov. Du är även öppen för att ta dig an nya arbetsuppgifter.

Rollen innebär många kontaktytor, vilket ställer krav på god förmåga att skapa och upprätthålla professionella relationer med olika intressenter. Eftersom arbetet är serviceinriktat lägger vi stor vikt vid personlig lämplighet samt förmågan att bemöta studenter, lärare och ledning på ett professionellt sätt, även under perioder med hög arbetsbelastning och tidspress.

Erfarenhet av administrativt arbete inom universitet eller högskola och vana av arbete i studieadministrativa system som exempelvis LADOK och Selma är meriterande.

Villkor

Anställningen är ett vikariat på heltid till och med 2026-03-31 med eventuell förlängning. Tillträde så snart som möjligt enligt överenskommelse.

Närmare upplysningar om anställningen lämnas av prefekt Pernilla Lif Holgerson, Tel: +46 070-2243461, pernilla.lif @umu.se.

Ansökan

Ansökan ska göras senast 2026-10-15 via Umeå universitets e-rekryteringssystem Varbi. Till ansökan bifogas ett personligt brev med motivering till varför du söker anställningen, CV/meritförteckning samt relevanta kopior av betyg och intyg.

Välkommen med din ansökan!

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.