Kontorskoordinator

Vill du jobba i en miljö där samarbete, struktur och trivsel är viktiga för att vardagen ska fungera bra? Utrikespolitiska institutet (UI) söker nu en kontorskoordinator. I rollen är du med och skapar en trygg, välkomnande och välfungerande arbetsmiljö för både kollegor och besökare.

UI är en kunskapsintensiv arbetsplats med engagerade medarbetare och ett tydligt samhällsuppdrag. Institutet grundades 1938 och är i dag Sveriges ledande aktör inom forskning, analys och folkbildning om utrikes‑ och säkerhetspolitik. Genom forskning, seminarier, publikationer och internationella samarbeten bidrar vi till att fördjupa och bredda det utrikespolitiska samtalet.

Vårt kontor ligger i Amiralitetshuset på Skeppsholmen, en historisk och inspirerande miljö i centrala Stockholm som bidrar till både arbetsro och sammanhang i det dagliga arbetet.

Om rollen

Som kontorskoordinator är du en viktig del av det verksamhetsstödjande teamet och har en central roll i den dagliga driften av kontoret. Du arbetar nära både kollegor och externa kontakter och bidrar till att UI:s kontor är välkomnande, säkert och välfungerande.

Rollen kombinerar operativt arbete med samordning och löpande utveckling av rutiner inom kontorsservice, kund‑ och besöksmottagning, IT‑administration och enklare fastighetsskötsel. Arbetet är varierat och passar dig som trivs med ansvar, service och struktur i en dynamisk miljö.

Arbetsuppgifter

I rollen ingår bland annat att:

• ta emot och ge service till besökare och medarbetare, inklusive telefoni och gemensam inkorg

• stödja den dagliga kontorsdriften, såsom post, bud, leveranser, parkering, beställningar av förbrukningsmaterial och pentryleveranser

• delta i introduktion och avslut av medarbetare, inklusive förberedelse av arbetsplatser

• administrera IT‑utrustning, såsom datorer och mobiltelefoner

• bidra till ordning, säkerhet och trivsel i gemensamma utrymmen

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• avslutad gymnasieutbildning eller högre utbildning

• erfarenhet av servicearbete, till exempel i reception, butik eller liknande

• god datorvana och erfarenhet av Microsoft 365

• mycket god förmåga att kommunicera på svenska och engelska

• stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet

Det är meriterande om du har erfarenhet av IT‑administration, kontorsnära teknik eller enklare vaktmästeri‑ eller fastighetsrelaterade uppgifter.

Personliga egenskaper

För att trivas i rollen är du serviceinriktad, strukturerad och lösningsorienterad. Du har lätt för att samarbeta, tar ansvar och bidrar till en positiv och professionell arbetsmiljö.

Tjänstens utformning

Tillsvidareanställning på 75% med sex månaders provanställning. Tillträde 17 augusti 2026, eller enligt överenskommelse.

Ansökan

Du ansöker genom att ladda upp ditt CV.

I stället för ett personligt brev ber vi dig att, i samband med att du skickar in din ansökan, besvara ett antal frågor. Frågorna hjälper oss att bättre förstå din erfarenhet, ditt arbetssätt och din motivation i relation till rollen.

Sista ansökningsdag är den 24 maj 2026.

Vi värdesätter mångfald och inkludering och välkomnar sökande med olika bakgrunder och erfarenheter.

Facklig kontakt: Julia Kviberg, Unionen – julia.kviberg@ui.se