Kontorsvärd/receptionist till en statlig myndighet

Om tjänsten
Vi söker nu en kontorvärd/receptionist till en statlig myndighet i Stockholm. I rollen bidrar du till en välfungerande kontorsmiljö genom att ge service till medarbetare, besökare och leverantörer. Du arbetar med såväl bemanning av reception som administrativa och praktiska uppgifter och blir en viktig kontaktperson i den dagliga kontorsverksamheten. Du tar även emot och hanterar inkommande leveranser samt ledsagar externa leverantörer och hantverkare inom myndighetens lokaler.

Rollen kan komma att innefatta följande arbetsuppgifter:
– Identifiera, registrera och följa upp fel och brister i lokaler och gemensamma ytor, tex belysning, ventilation och återvinning.
– Ha löpande kontakt och samordna insatser med lokalvård, fastighetsservice och andra serviceleverantörer.
– Utföra enklare praktisk service och hantera löpande förfrågningar i den dagliga kontorsverksamheten.
– Administrera och praktiskt hantera skåp för medarbetare enligt myndighetens rutiner.
– Ha löpande tillsyn av skrivare och tillhörande utrymmen, fylla på papper och rapportera behov av åtgärder.
– Säkerställa att gemensamma ytor, mötesrum och reception hålls representativa, välordnade och funktionella under arbetsdagen.
– Utföra dagliga morgon- och eftermiddagsrutiner, inklusive kontroll av gemensamma ytor, mötesrum och kök.
– Vid behov hantera säsongsrelaterade uppgifter, exempelvis uppsättning, tillsyn och nedtagning av juldekorationer i receptionen.

Uppdragsperiod och omfattning:
Tjänsten som kontorskoordinator är ett konsultuppdrag på heltid med start 2027-02-22 och beräknas pågå i tolv månader. Därefter finns möjlighet till förlängning med sex månader vid två tillfällen.

Krav för tjänsten:
• Minst två (2) års erfarenhet från reception, kontorsservice, kontorsadministration, facility management eller liknande.
• Erfarenhet av administrativa uppgifter, registrera och följa upp ärenden samt hantera information på ett strukturerat sätt.
• God förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift
• Erfarenhet av service och bemötande av medarbetare, besökare och externa leverantörer
• Erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och utföra löpande administrativa och praktiska arbetsuppgifter.
• Erfarenhet av att hantera leveranser, leverantörskontakter och enklare praktiska frågor i en kontorsmiljö
• Vana av att använda olika digitala system för det dagliga arbetet, felanmälan, administration och kommunikation
• Erfarenhet av att hantera felanmälningar och följa upp ärenden gentemot exempelvis fastighetsägare, lokalvård eller andra serviceleverantörer

Säkerhetsklassat uppdrag
Observera att myndigheten bedriver säkerhetsklassad verksamhet, vilket innebär att du behöver vara svensk medborgare. Vidare kommer en bakgrundskontroll och en efterföljande säkerhetsintervju att genomföras. Uppdraget kan inte påbörjas förrän denna process är genomförd och godkänd av myndigheten.

För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM.

Om dig
Vi söker dig som är självgående, strukturerad och noggrann. Du har god förmåga att prioritera utifrån verksamhetens behov och trivs med att växla mellan administrativa och praktiska arbetsuppgifter. Du kan hantera flera samtidiga serviceförfrågningar med bibehållen kvalitet och använder digitala system som stöd i ditt dagliga arbete.

För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Urval sker löpande med sista ansökningsdag 2026-11-02

Kontaktuppgifter
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Anki Arnquist via Adecco´s växel 010 – 173 73 00 eller e-post: anki.arnquist@adecco.se

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se

Välkommen med din ansökan!