Administratör till Hvitfeldtska gymnasiet

Beskrivning
På Hvitfeldtska gymnasiet formas framtiden sedan 1647! Vill du vara med? Hvitfeldtska gymnasiet har ca 2000 elever och 220 personal.

Vår skola ligger centralt beläget i Göteborg, och här erbjuds en inspirerande miljö med gamla anor. Vi är väldigt stolta över att erbjuda utbildningar som är kunskapsinriktade och med internationell anknytning. Skolans elevkår är Göteborgs största och mest aktiva, och vårt bibliotek med personal har flera gånger vunnit utmärkelse för Sveriges bästa skolbibliotek. Besök gärna vår hemsida www.hvitfeldtska.se för ytterligare information om oss.

Arbetsuppgifter
Vi söker en vikarie till vår skoladministration för tidsbegränsat uppdrag under ca 1 års tid. Rollen innebär att du är ett administrativt stöd och ger service av hög kvalitet till elever, rektorer, lärare och övrig personal på skolan. Du arbetar bland annat i Göteborgs stads elevadministrativa system, IST. Arbetsuppgifterna innebär till exempel in- och utskrivning av elever, byte av kursgrupper, arkivföring, diariehantering, CSN-rapportering, beställning av nationella prov, hantering av Västtrafikkort, utlämnande av allmän handling och vikarieanskaffning. Vikariatet kommer vara knutet till Samhällsvetenskapsprogrammet och International Baccalaureate Diploma Programme. Programansvar kan över tid komma att förändras. 
 
I uppdraget ingår också att bemanna skolans receptioner vid vissa tider, som är en naturlig plats att möta eleverna i deras dagliga frågor. Uppgifter i receptionen är bland annat att ge service till personal, välkomna och ta emot besökare, samt bemanna receptionens telefon. 

Rollen som skoladministratör är en central och viktig roll i skolans dagliga verksamhet där många nya situationer kan uppstå under arbetsdagen. Tillsammans med dina kollegor på expeditionen, är din främsta uppgift att ge god service och underlätta vardagen för skolans personal och elever. Det innebär att du behöver vara flexibel, snabblärd och prestigelös.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har eftergymnasialutbildning och mångårig erfarenhet inom administration eller annan jämförbar utbildning som vi anser vara likvärdig. Tidigare erfarenhet av arbete i gymnasieskola är meriterande. Även tidigare arbete i Stadens elevadministrativa system, framförallt IST, är meriterande liksom tidigare erfarenhet av diarieföring och vikarieanskaffning.
 
Du tar initiativ och ansvar för att arbetet går framåt, oavsett om du arbetar ensam eller tillsammans med andra.  Du agerar på egen hand utifrån vad situationen kräver utan att behöva stöd av andra. Du har förmåga att ta självständiga beslut inom ramen för ditt uppdrag.
 
Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och du anstränger dig för att framföra lösningar. Du är mån om att ta reda på vilka förväntningar som finns hos uppdragsgivare och andra intressenter samt följer upp att dessa införlivas. Du är balanserad, positiv och observant i ditt bemötande. Du tycker om att arbeta med såväl ungdomar som vuxna och har en utpräglad servicekänsla. 
 
Du har lätt för att anpassa dig och ditt arbetssätt utifrån ändrade förutsättningar och ny information. Du kan snabbt ändra ditt synsätt och förhållningssätt samt se möjligheter i förändringar då verksamheten och administration förändras över tid. Det är viktigt att du är flexibel, gillar att anta nya utmaningar samt har god anpassningsförmåga då det kan förekomma arbetstoppar speciellt vid läsårets start och slut. Arbetstempot kan tidvis vara högt, därför är det viktigt att du är noggrann, strukturerad och lösningsfokuserad samt trivs med att arbeta mot deadlines.

På ett av våra program, International Baccalauretare (IB), är personal och elever är engelsktalande. God förmåga att kommunicera på både svenska och engelska i tal och skrift i det dagliga arbetet är därför ett krav. Du har stor vana och goda kunskaper i att arbeta i olika datasystem, och lär dig snabbt nya system om det krävs.

Övrigt
Löpande urval till tjänsten kommer att ske under ansökningstidens gång, vänta därför inte med din ansökan.

Till din intervju behöver du ha med dig pass/nationellt id och eventuellt bevis på uppehållstillstånd om du har ett medborgarskap utanför EU/EES. Detta för att vi som arbetsgivare behöver säkerställa din identitet samt säkra att du har rätt att arbeta i Sverige.

Med hänvisning till lagarna som reglerar registerkontroll så måste den som erbjuds denna tjänst uppvisa utdrag ur belastningsregistret innan anställningsavtal kan upprättas. Det beställer du enklast på Polisens hemsida till din digitala brevlåda.

Till de tjänster där det finns krav på utbildning kommer du som går vidare i rekryteringsprocessen att få lämna in underlag som styrker din utbildning, t.ex. legitimation eller examensbevis.

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.